Antes de empezar

Es necesario que te descargues el Software gratuito Libreoffice para trabajar en este fichero.

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Descargar Libreoffice de forma gratuita

Tendrás que descargar una plantilla en formato ODS en la que hay dos páginas, en la primera encontrarás un pedido de ejemplo y la explicación de cada columna y en la segunda página encontraras la plantilla limpia para poder empezar a poner tus pedidos.

Es importante que empieces a trabajar sobre la página que está vacía y utilices la página con ejemplos únicamente como guía.

Descargar plantilla ODS


Columnas paso a paso

Abre la plantilla ODS con Libreoffice y empieza a completar los datos en cada columna paso a paso tal y como indicamos a continuación.

Columna A

Cliente: tu ID de dropshipper, el mismo que te facilitamos al darte de alta.

punto 4.1 1

Columna B

Nº pedido diario: un número correlativo con el formato DS-(tu id)-000001. El primer pedido que nos envíes será el 000001, el siguiente 000002, y así sucesivamente.

punto 4.2 1

Columna C

Nº pedido web: el número de pedido tal y como aparece en tu propia tienda.

punto 4.3 1

Un mismo pedido puede ocupar varias filas: si el pedido tiene más de un producto distinto, repite el mismo número de pedido en tantas filas como productos diferentes contenga.

Columna D

Fecha: la fecha en la que envías el pedido.

punto 4.4 1

Columna E – L

Datos del destinatario: nombre, calle, población, código postal, provincia, país, móvil y email, en ese orden.

E F
I J
G H
K L

Columna M

Observaciones: notas opcionales para el transportista. Si no vas a usarlo, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.6 1

Columna N

Referencia (SKU): la SKU oficial del artículo. La encontrarás en los ficheros descargables de productos disponibles.

Descargar SKU de productos
punto 4.7 1

Columna O

Cantidad: el número de prendas compradas de esa referencia con el mismo diseño.

punto 4.8 1

Columna P

Nº de diseño: el nombre del archivo de diseño, sin extensión y siempre numérico (por ejemplo “001”, nunca “Diseño Calaveras”).

punto 4.9

Columna Q

URL diseño PECHO: enlace directo a la imagen en PNG con fondo transparente que se imprimirá en el pecho.

punto 4.10

Columna R

URL diseño PECHO: enlace directo a la imagen en PNG con fondo transparente que se imprimirá en el pecho.

punto 4.11

La URL debe ser un enlace directo a la imagen: al pegarla en un navegador, la imagen tiene que descargarse o abrirse directamente, sin pasos intermedios. Una forma sencilla de conseguirlo es subir la imagen a la biblioteca de medios de tu propia web (por ejemplo, en WordPress): al subirla, la plataforma te genera automáticamente una URL directa que puedes copiar y pegar aquí. No valen enlaces de Google Drive, Dropbox ni de carpetas compartidas, ya que estos solo abren una vista previa y no permiten la descarga directa del archivo.

Formato de imágenes: los diseños a imprimir siempre en PNG, con fondo transparente, sin márgenes de sobra y al tamaño real de impresión. Las previsualizaciones siempre en JPG. No manipulamos los diseños: se imprimen tal cual los recibimos. Si una imagen no se sube en el formato indicado, no podremos descargarla y no será posible tramitar el pedido.

Columna S

Nombre del producto: el nombre del artículo tal y como aparece en tu web, para que salga correctamente en el albarán de tu cliente.

punto 4.12

Columna T

Logo en cuello: pon S si quieres logo en el cuello, o N si no. Tiene un coste adicional de 1,95€, si no lo pones, el producto se enviará con la etiqueta Roly.

punto 4.13

Columna U

Doblado y embolsado: siempre S: es obligatorio en todos los pedidos.

punto 4.14

Columna V

Personalizado: siempre S: todos los productos deben ir personalizados.

punto 4.15

Columna W

URL logo cuello: enlace a la imagen en PNG y fondo transparente del logo, si en la columna T pusiste S. Si no vas a usarlo, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.16

Columna X

URL diseño ESPALDA: enlace a la imagen en PNG y fondo transparente del diseño de la espalda, si la prenda lleva personalización trasera. Si no vas a usarlo, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.17

Columna Y

URL previsualización ESPALDA: igual que la del pecho, pero para la espalda (formato JPG). Si no vas a usarlo, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.18

Columna Z

Mensaje para el cliente: un texto de hasta 30 caracteres que aparecerá en el albarán (agradecimiento, cupón de descuento…). Si no vas a usarlo, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.19

Ojo con el mensaje para el cliente: si te pasas de los 30 caracteres o incluyes algún emoji, el pedido no se importará y no podrá producirse.

Columna AA

Distancia frente: los centímetros desde el cuello de la prenda a los que quieres que empecemos a imprimir el diseño delantero.

punto 4.20

Columna AB

Distancia espalda: lo mismo, pero para el diseño de la espalda. Si la prenda no lleva diseño en la espalda, puedes dejarlo en blanco.

punto 4.21

Columna AC

Método de impresión: escribe siempre “Direct Print”. Si necesitas otra técnica, escribe antes a jessica@rafasshop.es para estudiar tu caso.

punto 4.22

¿Cómo saber a cuántos cm poner tu diseño? Te recomendamos pedir alguna de las prendas lisas por la web y medir con un metro en casa, más o menos, el tamaño al que te gustaría que quedara el diseño. Ten en cuenta que un mismo tamaño no queda igual en una talla S que en una 2XL: mide sobre la talla S y, por cada talla que subas, añade unos 2 cm más al diseño. Así quedará visualmente proporcionado en todas las tallas.

¿Prefieres verlo antes de lanzarte? También puedes tramitar un pedido de muestras personalizadas a través de nuestra web (rafasshop.es) o pidiendo presupuesto a cristina@rafasshop.es. Ten en cuenta que este pedido no tiene nada que ver con el servicio de dropshipping: los precios y los tiempos de envío son diferentes.


Guardar fichero en .csv

Una vez tengas el fichero correctamente relleno, tendrás que guardarlo con la codificación adecuada.

Para esto tendrás que ir a Archivos > Guardar como. (Ctrl+Mayús+S)

Justo abajo del nombre del archivo hay un desplegable llamado Tipo, aquí tendrás que escoger el formato que siempre será Texto CSV (*.csv).

Antes de darle a guardar tendrás que hacer click en una opción que aparece abajo llamada Editar Configuración de Filtros, una vez tengas esa casilla seleccionada ya podrás guardar el fichero.

Te aparecerá una pantalla con varias opciones.

  • En Conjunto de caracteres tendrás que seleccionar del desplegable la opción Unicode (UTF-8)
  • En Delimitador de campos tendrás que seleccionar del desplegable la opción | (pleca)
  • En Delimitador de cadena tendrás que seleccionar del desplegable la opción ” (comillas)
  • Y por último tendrás que dejar seleccionadas las casillas Guardar contenido de celdas como se muestra y Entrecomillar todas las celdas de texto.

De esta forma ya estaría el fichero listo.

csv
csv guardado sin fondo


Subir csv a nuestro FTP

Una vez tengas tu fichero en formato .csv, el siguiente y último paso será subirlo a nuestro FTP, para ello tendrás que enviar un correo a jessica@rafasshop.es

Nosotros te contestaremos dándote los datos de acceso a nuestro FTP para que puedas subirlo.

Los datos de acceso a nuestro FTP no cambian, por lo que una vez hayas subido el primer fichero, los demás ficheros tendrás que subirlos de la misma forma.





Preguntas frecuentes

General

Es un método para enviar tus pedidos a Rafasshop mediante un fichero de texto (.csv) que rellenas y nos subes cada día. Es la opción pensada para quienes no usan WooCommerce ni Shopify, o prefieren no instalar ningún plugin.

Dos cosas: estar dado de alta como mayorista (regístrate en la web y envía tu alta censal, modelo 036/037, a info@rafasshop.es) y tu ID de dropshipper, que usarás en la columna “Cliente” del fichero.

Sí. El CSV solo sirve para enviarnos pedidos, no para dar de alta tu catálogo. Ten tus productos ya creados y publicados en tu tienda antes de empezar.

No. Tú te encargas de generar el fichero manualmente cada día (o con ayuda de tu ERP). Es la vía más flexible, pero también la que más disciplina diaria requiere por tu parte.

Una hoja de cálculo en formato de texto plano: cada fila es una línea de pedido, y cada columna es un dato concreto (destinatario, producto, diseño…). Cada día generas este fichero con los pedidos acumulados y nos lo subes a nuestro FTP.

Se repite el mismo número de pedido en varias filas: una fila por cada producto o diseño diferente dentro de ese pedido.

Generas el fichero con los pedidos del día, lo guardas en formato .csv y lo subes a nuestro FTP. Nuestro sistema lo detecta, lo importa y por la mañana empezamos a preparar tus pedidos en el almacén.

Plantilla

Desde rafasshop.es/csv-manual-dropshipping, botón “Descargar ODS”. Incluye un pedido ya relleno a modo de guía y una pestaña vacía para que empieces a trabajar, también puedes hacerlo desde aquí:

Descragra plantilla

Con LibreOffice, un software gratuito. Si no lo tienes instalado, puedes descargarlo desde aquí:

Descargar Libreoffice de forma gratuita

La plantilla tiene dos pestañas: una con un pedido de ejemplo y notas explicando cada columna (solo como guía de consulta), y otra con la plantilla vacía. Trabaja siempre sobre la pestaña vacía; no sobrescribas tus pedidos sobre el ejemplo.

Para que resulte más intuitivo de rellenar, con colores y notas explicativas en cada columna. Pero nuestro sistema de importación solo funciona con ficheros .csv, así que al terminar hay que guardarlo en ese formato con la codificación correcta.

Tiene que ser un enlace directo al archivo: al pegarlo en la barra de un navegador, la imagen debe descargarse o abrirse ella sola, sin pasar por ninguna página intermedia, vista previa o inicio de sesión.

No sirven enlaces de:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • iCloud / OneDrive
  • Carpetas compartidas de cualquier tipo

Estos servicios muestran una vista previa dentro de su propia web en lugar de entregar el archivo directamente, así que nuestro sistema no puede descargarlo y el pedido no podrá tramitarse.

¿Cómo consigo una URL válida? La forma más sencilla es subir la imagen a la biblioteca de medios de tu propia web (por ejemplo, en WordPress: Medios → Añadir nuevo). Al subirla, la plataforma te genera automáticamente una URL directa que termina en la extensión del archivo (.png o .jpg) y que puedes copiar y pegar tal cual en el CSV.

Guardar y subir el fichero

  • Ve a Archivo → Guardar como (Ctrl+Mayús+S) y elige el tipo Texto CSV (*.csv).
  • Marca la casilla “Editar configuración de filtros” antes de guardar.
  • En la pantalla que aparece, ajusta: Conjunto de caracteres → Unicode (UTF-8), Delimitador de campos → | (pleca), Delimitador de cadena → ” (comillas).
  • Deja también marcadas “Guardar contenido de celdas como se muestra” y “Entrecomillar todas las celdas de texto”.

Guarda siempre con esta misma configuración cada vez que generes un nuevo CSV.

La primera vez, escribe a jessica@rafasshop.es indicando que ya tienes tu primer fichero listo y correctamente guardado. Te daremos los datos de acceso a nuestro FTP, que no cambian: solo tendrás que configurarlos una vez en tu programa de FTP habitual.

Nuestro sistema recoge los ficheros durante la noche. Súbelo con los pedidos del día antes de que acabe la jornada para que se procese esa misma noche.

Con FileZilla, un programa gratuito y sencillo:

  • Descarga e instala FileZilla Client.
  • Ve a Archivo → Gestor de sitios y pulsa “Nuevo sitio”.
  • Rellena Protocolo, Servidor, Puerto, Usuario y Contraseña con los datos que te facilitaremos.
  • Pulsa “Conectar”: verás tu ordenador a la izquierda y nuestro servidor a la derecha.
  • Arrastra tu fichero CSV del panel izquierdo al derecho para subirlo.

Recibirás un correo cuando el pedido se importe en nuestro sistema, avisándote de todos los pedidos que han entrado esa noche. Si no recibes ese correo, contacta con jessica@rafasshop.es para confirmar que todo entró bien.

No. El enlace de seguimiento del transporte se envía directamente al móvil o email de tu cliente final.

Formato de imágenes

Los diseños a imprimir siempre en PNG, con fondo transparente, sin márgenes de sobra y al tamaño real de impresión. Las previsualizaciones siempre en JPG. No manipulamos los diseños: se imprimen tal cual los recibimos.

No podremos descargarla y no será posible tramitar el pedido.

Pide alguna de las prendas lisas por la web y mide con un metro en casa el tamaño al que te gustaría que quedara el diseño. Ten en cuenta que un mismo tamaño no queda igual en una talla S que en una 2XL: mide sobre la talla S y, por cada talla que subas, añade unos 2 cm más al diseño para que quede proporcionado en todas las tallas.

Sí, puedes tramitar un pedido de muestras personalizadas desde la web o pidiendo presupuesto a cristina@rafasshop.es. Ten en cuenta que este pedido no tiene nada que ver con el servicio de dropshipping: los precios y tiempos de envío son distintos.

Problemas frecuentes

Revisa que sigues el formato correlativo DS-(tu id)-000001, sin saltarte ni repetir números. Comprueba también que el número de pedido no sea el mismo que el de un pedido anterior: nuestro sistema detecta que ese pedido ya existe y no lo importa.

No manipulamos los diseños: se imprimen tal cual los recibimos. Revisa que el PNG esté al tamaño real de impresión, sin márgenes transparentes.

Si el diseño no se descarga, seguramente no está en formato PNG. Si la previsualización no se descarga, seguramente no está en formato JPG.

Comprueba la SKU contra el listado oficial: un solo carácter mal puesto (incluidos espacios delante o detrás) hace que el pedido entre mal.

Revisa que lo guardaste con la codificación UTF-8, delimitador de campos pleca (|) y delimitador de cadena comillas (“), tal y como se explica en el paso de guardar el fichero.

Comprueba que pusiste S en la columna de logo en cuello y que la URL del logo (columna W) está en PNG. Sin ello, se envía con la etiqueta estándar de Roly.

  • Tener tu ID de dropshipper activado
  • Descargar la plantilla y trabajar siempre sobre la pestaña vacía
  • Rellenar cada columna: identificación del pedido, envío, producto, diseño y posición de impresión
  • Guardar el fichero en .csv con la codificación UTF-8, pleca y comillas
  • Subir el fichero a nuestro FTP cada día antes de que acabe la jornada

Si aún tienes dudas